Compliance

6. ORGANISMO DI VIGILANZA

CONDIVIDI

Al fine di garantire allo Studio l’esimente dalla responsabilità amministrativa in conformità a quanto previsto dagli artt. 6 e 7 del Decreto è necessaria l’individuazione e la costituzione, all’interno della propria struttura, di un Organismo di Vigilanza fornito dell’autorità e dei poteri necessari per vigilare, in assoluta autonomia, sul funzionamento e sull’osservanza del Modello, nonché di curarne il relativo aggiornamento, proponendone le relative modificazioni al Consiglio di Amministrazione.

In particolare, i criteri di scelta seguiti nell’individuazione dei componenti dell’OdV devono tenere in considerazione l’idoneità di tale organo ad assicurare l’effettività dei controlli in relazione alla dimensione ed alla organizzazione dello Studio.

In ragione di quanto precede, il Consiglio di Amministrazione può, in sede di nomina dell’Organismo di Vigilanza, assumere alternativamente una delle seguenti decisioni:

  • costituire un organismo monocratico;
  • costituire un organismo collegiale.

L’OdV nominato in linea con le disposizioni del Decreto e da quanto si evince dalla lettura del combinato disposto degli artt. 6 e 7 del Decreto, dalle indicazioni contenute nella Relazione di accompagnamento al Decreto, dalle informazioni riportate nelle Linee Guida, nonché dalla giurisprudenza che si è espressa in materia possiede le seguenti caratteristiche precipue:

  1. autonomia e indipendenza. I requisiti di autonomia e indipendenza sono fondamentali e presuppongono che l’OdV non sia direttamente coinvolto nelle attività gestionali che costituiscono l’oggetto della sua attività di controllo;
  2. professionalità. L’OdV possiede, al suo interno, competenze tecnico-professionali adeguate alle funzioni che è chiamato a svolgere, nonché un bagaglio di strumenti e tecniche per poter efficacemente svolgere la propria attività. Tali caratteristiche, unite all’indipendenza, garantiscono l’obiettività di giudizio;
  3. continuità d’azione. L’OdV svolge, in modo continuativo, le attività necessarie per la vigilanza del Modello con adeguato impegno e con i necessari poteri di indagine; è una struttura riferibile allo Studio, in modo da garantire la dovuta continuità nell’attività di vigilanza; cura l’attuazione del Modello, assicurandone il costante aggiornamento; non svolge mansioni operative che possano condizionare e contaminare quella visione d’insieme sull’attività dello Studio che ad esso si richiede.

Oltre ai requisiti sopra descritti lo Studio ha tenuto in considerazione anche il fatto che sia necessario garantire il possesso da parte dei membri dell’OdV dei requisiti soggettivi formali che assicurano l’autonomia e l’indipendenza. In particolare, non possono essere nominati membri dell’Organismo di Vigilanza:

  1. i soggetti che si trovino nelle condizioni previste dall’art. 2382 c.c.5;
  2. il coniuge, i parenti e gli affini entro il quarto grado dei componenti del Consiglio di Amministrazione dello Studio;
  3. i soggetti che sono legati allo Studio da rapporti che oggettivamente ne possano compromettere l’indipendenza di giudizio;
  4. coloro che sono stati condannati, anche se la sentenza non è passata in giudicato, per avere commesso uno dei reati di cui al Decreto, ovvero coloro che hanno subito una condanna ad una pena che importa l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici, ovvero l’interdizione temporanea dagli uffici direttivi delle persone giuridiche o delle imprese;
  5. i soggetti che si trovano in conflitto di interesse, anche potenziale, con lo Studio, tale da pregiudicare l’indipendenza richiesta dal ruolo e dai compiti propri dell’Organismo di Vigilanza;
  6. i soggetti con funzioni di amministrazione, con deleghe o incarichi esecutivi presso lo Studio;
  7. i soggetti con funzioni di amministrazione – nei tre esercizi precedenti alla nomina quale membro dell’Organismo di Vigilanza – di imprese sottoposte a fallimento, liquidazione coatta amministrativa o altre procedure concorsuali.

In forza di tutto quanto precede, il Consiglio di Amministrazione procede ad individuare i soggetti in possesso delle caratteristiche professionali e morali per svolgere tale ruolo di controllo.

Fermo restando che il Consiglio di Amministrazione è chiamato a svolgere un’attività di vigilanza sull’adeguatezza dell’intervento dell’OdV, in quanto sull’organo dirigente ricade la responsabilità ultima del funzionamento (e dell’efficacia) del Modello, le attività poste in essere dall’Organismo di Vigilanza non possono essere sindacate da nessun altro organismo e struttura dello Studio.


Art. 2382 c.c. “Non può essere nominato amministratore, e se nominato decade dal suo ufficio, l’interdetto, l’inabilitato, il fallito, o chi è stato condannato ad una pena che importa l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici o l’incapacità ad esercitare uffici direttivi”.

I membri dell’OdV sono nominati dal Consiglio di Amministrazione e durano in carica per il periodo stabilito nella relativa delibera di nomina. I componenti sono rieleggibili.

I membri dell’OdV non sono soggetti, in tale qualità e nell’ambito dello svolgimento delle proprie funzioni, al potere gerarchico e disciplinare di alcun organo o funzione dello Studio.

Il Consiglio di Amministrazione dello Studio è libero di revocare l’incarico conferito ai componenti dell’OdV in qualsiasi momento, qualora sussista una giusta causa di revoca. Costituisce una giusta causa di revoca la sottoposizione del componente a procedure di interdizione, inabilitazione o fallimento, l’imputazione in procedimenti penali con contestazione di reati che prevedano una pena che importi l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici o l’incapacità ad esercitare uffici direttivi, l’accertamento dell’insussistenza dei requisiti di autonomia, indipendenza, professionalità e continuità dell’azione previsti per la nomina, la sussistenza di una delle ipotesi di ineleggibilità, il grave inadempimento da parte dei componenti dell’OdV ai doveri loro imposti dalla legge o dal Modello, la cessazione del rapporto professionale o contrattuale o associativo con lo Studio.

Impregiudicato quanto precede, i componenti dell’OdV hanno facoltà di comunicare al Consiglio di Amministrazione la propria volontà di rinunciare all’incarico, tramite una comunicazione contenente le ragioni della rinuncia all’incarico.

In caso di cessazione, per qualsiasi motivo, della carica di componente dell’Organismo di Vigilanza, il Consiglio di Amministrazione provvederà, senza indugio, alla sostituzione, con apposita delibera. Il componente dell’OdV uscente sarà, comunque, tenuto ad esercitare tutte le funzioni previste dalla legge o dal Modello fino all’ingresso del soggetto che verrà nominato dal Consiglio di Amministrazione in sua sostituzione. I componenti dell’Organismo di Vigilanza nominati in sostituzione durano in carica il tempo per il quale avrebbero dovuto rimanervi i soggetti da essi sostituiti.

Il Consiglio di Amministrazione delibera, su proposta dell’OdV, in merito alle risorse finanziarie che, di volta in volta, l’Organismo di Vigilanza ritenga necessarie per svolgere correttamente ed efficacemente le proprie funzioni.

L’eventuale remunerazione spettante ai componenti dell’Organismo di Vigilanza (ivi incluso il Presidente, il Vice Presidente, i membri delegati o quelli investiti di particolari cariche) è stabilita all’atto della nomina o con successiva decisione del Consiglio di Amministrazione. Ai componenti dell’OdV spetta, inoltre, il rimborso delle spese sostenute per le ragioni dell’ufficio.

L’Organismo di Vigilanza adotta un proprio regolamento interno, che prevede: la pianificazione delle attività e dei controlli, le modalità di convocazione delle riunioni, le modalità di votazione, le modalità di nomina del Presidente ed, eventualmente, del Vice Presidente e la verbalizzazione delle riunioni, la disciplina dei flussi informativi da e verso l’OdV.

Fermo restando quanto sopra, è fatto obbligo a ciascun membro dell’OdV di astenersi dalla votazione nel caso in cui lo stesso si trovi in situazione di conflitto di interessi quanto oggetto di delibera, pena l’invalidità della delibera eventualmente adottata. L’eventuale delibera deve essere assunta all’unanimità dai restanti membri. La delibera contiene la motivazione dell’astensione del membro dell’OdV in conflitto.

CONDIVIDI

Da un punto di vista generale, all’OdV spettano essenzialmente due tipi di attività che tendono ad eliminare e/o ridurre i rischi di commissione dei reati e, più precisamente:

  1. vigilare che i Destinatari del Modello, appositamente individuati in base alle diverse fattispecie di reato, osservino le prescrizioni in esso contenute (funzione ispettiva e repressiva dei reati);
  2. verificare i risultati raggiunti dall’applicazione del Modello in ordine alla prevenzione di reati e valutare la necessità o, semplicemente, l’opportunità di proporre l’adeguamento del Modello a norme sopravvenute, ovvero alle nuove esigenze dello Studio (funzione preventiva dei reati).

In estrema sintesi, le attività di cui sopra sono finalizzate ad una costante vigilanza in merito al recepimento, all’attuazione e all’adeguatezza del Modello.

In ragione di quanto sopra, in particolare, l’OdV ha l’obbligo di vigilare:

  • sulla rispondenza del Modello alle previsioni della normativa concernente la responsabilità delle persone giuridiche in generale e, in particolare, alle disposizioni contenute nel Decreto;
  • sull’osservanza delle prescrizioni del Modello;
  • sulla reale idoneità del Modello a prevenire la commissione dei reati di cui al Decreto e rispetto ai quali lo Studio ha deciso di tutelarsi;
  • sull’opportunità di aggiornamento del Modello, laddove si riscontrino significative violazioni delle prescrizioni del medesimo, significative modificazioni dell’assetto interno dello Studio e/o delle condizioni di operatività dello stesso, ovvero del quadro normativo di riferimento.

L’Organismo di Vigilanza ha, altresì, l’obbligo di:

  • verificare il rispetto delle procedure interne e l’efficacia delle procedure di controllo di ogni processo decisionale dello Studio rilevante ai termini del Decreto;
  • controllare costantemente l’attività dello Studio al fine di ottenere una rilevazione aggiornata delle Attività a rischio reato anche per come descritte nelle singole Parti Speciali del Modello e determinare in quali aree, settori di attività e con quali modalità possano assumere rilevanza i rischi potenziali di commissione dei reati rilevanti ai sensi del Decreto, nonché degli ulteriori reati ricompresi nell’ambito di efficacia del Modello stesso, a seguito dell’adozione di future delibere del Consiglio di Amministrazione in tal senso;
  • effettuare periodicamente verifiche mirate su determinate operazioni o atti specifici posti in essere nell’ambito delle Attività a rischio reato;
  • verificare che siano promosse idonee iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione del Modello nello Studio;
  • verificare la documentazione organizzativa interna contenente le istruzioni, i chiarimenti o gli aggiornamenti necessari per il funzionamento del Modello stesso;
  • raccogliere, elaborare e conservare le informazioni rilevanti per il funzionamento del Modello;
  • verificare che la registrazione delle informazioni in ordine al rispetto del Modello sia conservata, al fine di fornire evidenza dell’efficace funzionamento del Modello medesimo;
  • coordinarsi con le altre funzioni interne al fine di controllare le Attività a rischio reato. Di tutte le richieste, le consultazioni e le riunioni tra l’OdV e le altre funzioni interne, l’OdV ha l’obbligo di predisporre idonea evidenza documentale ovvero apposito verbale di riunione. Tale documentazione verrà custodita presso la sede dell’OdV medesimo;
  • esaminare eventuali segnalazioni provenienti dai Soggetti Apicali, dai Soggetti Sottoposti, dagli altri Organi dello Studio, dai Soggetti Terzi e condurre le indagini interne necessarie per l’accertamento di presunte violazioni delle prescrizioni del Modello;
  • verificare che le previsioni contenute nelle Parti Speciali del Modello, o in quelle successivamente aggiunte in relazione a diverse tipologie di reati, siano comunque adeguate con quanto previsto dal Decreto, proponendo al Consiglio di Amministrazione, in caso contrario, un aggiornamento delle previsioni stesse;
  • verificare, in caso di accertamento della violazione del Modello, l’attuazione di meccanismi sanzionatori nei confronti dei responsabili della violazione, come meglio descritto nel paragrafo 8;
  • verificare periodicamente, con il supporto delle altre funzioni competenti, la validità di opportune clausole standard finalizzate a garantire l’osservanza da parte dei Soggetti Apicali, dei Soggetti Sottoposti e/o dei Soggetti Terzi delle disposizioni del D. Lgs. n. 231/01;
  • indicare al Consiglio di Amministrazione, laddove riscontri nella pratica delle carenze, le eventuali necessarie integrazioni.

Qualora emerga che nell’operatività, l’attuazione delle procedure sia carente, spetterà all’OdV adottare tutte le iniziative necessarie per correggere tale condizione.

Considerati i contenuti professionali specifici che possono essere richiesti in relazione allo svolgimento dei compiti dell’OdV, quest’ultimo nello svolgimento dell’attività di vigilanza e controllo si può avvalere del supporto delle altre funzioni dello Studio di volta in volta rendesse necessarie per un’efficace attuazione del Modello.

Nei casi in cui siano richieste competenze e/o lo svolgimento di attività non presenti all’interno dello Studio o dell’OdV, quest’ultimo – al quale sarà sempre e comunque riferibile il potere e la responsabilità della vigilanza sul funzionamento e sull’osservanza del Modello e sul suo aggiornamento – qualora lo ritenga opportuno, ha la facoltà di avvalersi di consulenti esterni, ai quali delegare predefiniti ambiti di indagine. I consulenti dovranno, in ogni caso, riferire sempre i risultati del loro operato all’OdV.

I consulenti esterni allo Studio dei quali eventualmente l’Organismo di Vigilanza ritenga opportuno avvalersi, dovranno possedere i requisiti di autonomia, indipendenza, professionalità, continuità d’azione e non dovranno incorrere in alcuna delle cause di ineleggibilità previste in capo ai membri dell’OdV.

CONDIVIDI

L’OdV ha il compito di informare gli Organi dello Studio secondo le seguenti linee di reporting:

  • la prima, su base continuativa, direttamente nei confronti del Comitato Esecutivo o del Presidente;
  • la seconda, su base periodica, nei confronti del Consiglio di Amministrazione. Al riguardo, con cadenza annuale l’OdV trasmette al Consiglio di Amministrazione un rapporto scritto sull’attuazione del Modello presso lo Studio.

Fermo restando quanto sopra, l’OdV potrà essere convocato in qualsiasi momento dai suddetti organi o potrà, a sua volta, presentare richiesta in tal senso, per riferire in merito al funzionamento del Modello o a situazioni specifiche.

CONDIVIDI

Il corretto ed efficiente espletamento delle proprie funzioni da parte dell’Organismo di Vigilanza si basa sulla disponibilità, da parte dello stesso, di tutte le informazioni relative alle Attività a rischio reato, nonché di tutti i dati concernenti condotte potenzialmente funzionali alla commissione di un reato.

Per tale motivo, è necessario che l’OdV abbia accesso a tutti i dati e le informazioni dello Studio, che sia il destinatario di tutte le segnalazioni e che sia informato di ogni atto proveniente dall’autorità giudiziaria.

Con specifico riferimento ai Soggetti Apicali e ai Soggetti Sottoposti, è opportuno tenere in considerazione che l’obbligo di segnalazione nei confronti dell’OdV, oltre che riflettere i doveri generali di lealtà, correttezza e buona fede nello svolgimento del rapporto di lavoro e/o della prestazione, costituisce un’importante specificazione dei principi del Codice di Condotta Professionale e del Codice Etico.

CONDIVIDI

I Soggetti Apicali ed i Soggetti Sottoposti e tutti i Soggetti Terzi devono obbligatoriamente trasmettere all’OdV le informative concernenti:

  • i provvedimenti e/o le notizie degli organi di Polizia Giudiziaria e/o dell’Autorità Giudiziaria, ovvero di qualsiasi altra autorità, dai quali si evinca lo svolgimento di indagini, anche nei confronti di ignoti, per i reati di cui al Decreto o per altri reati suscettibili di coinvolgere lo Studio e/o il personale dello stesso e/o, ove a conoscenza, i collaboratori esterni dello Studio medesimo;
  • le richieste di assistenza legale effettuate da parte di professionisti, dipendenti dello Studio, dirigenti e non, in caso di avvio di procedimenti giudiziari nei loro confronti per i reati previsti dal Decreto;
  • tutte le informazioni – anche quelle provenienti da parte dei responsabili di funzioni diverse da quelle direttamente interessate dallo svolgimento di Attività a rischio reato, nell’esercizio dei loro compiti di controllo – dalle quali possano emergere fatti, atti, eventi od omissioni con profili di criticità rispetto all’osservanza delle norme del Decreto;
  • tutte le informazioni concernenti l’applicazione del Modello, con particolare riferimento ai procedimenti disciplinari conclusi o in corso e alle eventuali sanzioni irrogate ovvero ai provvedimenti di archiviazione di tali procedimenti, unitamente alle relative motivazioni;
  • le decisioni relative alla richiesta, erogazione ed utilizzo di finanziamenti pubblici.

L’OdV, qualora lo ritenga opportuno, potrà sempre proporre al Consiglio di Amministrazione una modifica e/o l’integrazione delle informazioni sopra indicate e/o, comunque, l’adozione di una specifica procedura relativa ai flussi informativi.

CONDIVIDI

I Soggetti Apicali ed i Soggetti Sottoposti devono segnalare tempestivamente l’OdV in merito ad illeciti di cui ritengano in buona fede possibile la commissione, che rilevino ai fini del Decreto o in merito a violazioni del Modello di cui siano venuti a conoscenza a causa o nell’esercizio delle loro funzioni, secondo le modalità previste al punto 6.4.3 del Modello.

CONDIVIDI

Ferme restando le modalità di comunicazione di condotte non conformi eventualmente previste da altre procedure o atti (quali, ad esempio, il Codice di Condotta Professionale), le segnalazioni di cui al paragrafo precedente devono essere effettuate nel rispetto della procedura nel seguito descritta.

Il primo referente della segnalazione è sempre il Partner di riferimento, secondo il principio consolidato della “open door”.

Si ritiene, infatti, che nella maggioranza dei casi il Partner di riferimento sia in grado di risolvere il problema in modo informale.

A tal fine, il Partner di riferimento deve considerare tutte le preoccupazioni sollevate in modo serio e completo e, ove necessario, chiedere pareri all’Organismo di Vigilanza.

Qualora la segnalazione non dia esito o il segnalante si senta a disagio nel presentare la segnalazione al Partner di riferimento, il segnalante può rivolgersi all’Organismo di Vigilanza.

In tal senso, il Soggetto Apicale o il Soggetto Sottoposto, che si trovi in taluna delle condizioni esplicitate nei precedenti paragrafi potrà:

  • utilizzare la procedura di segnalazione predisposta dallo Studio. In tal caso, il sistema garantisce, con modalità informatica, la riservatezza dell’identità del segnalante;
  • inviare una e-mail all’indirizzo odv@studiopirola.com, oppure
  • inviare una lettera indirizzata all’Organismo di Vigilanza di Pirola Pennuto Zei & Associati, presso la sede dello Studio in via Vittor Pisani 20, 20124, Milano (MI).

Ai fini del presente paragrafo, la segnalazione deve avere le seguenti caratteristiche:

  • descrizione della questione con tutti i particolari di rilievo (quali: l’accaduto, il tipo di comportamento, la data e il luogo dell’accaduto e le parti coinvolte);
  • indicazione che confermi se il fatto è avvenuto, sta avvenendo o è probabile che avvenga;
  • indicazione del modo in cui il Soggetto Apicale o il Soggetto Sottoposto è venuto a conoscenza del fatto/della situazione;
  • esistenza di testimoni e, nel caso, loro nominativi;
  • ulteriori informazioni ritenute rilevanti da parte del segnalante;
  • se il segnalante ha già sollevato il problema con qualcun altro e, in caso affermativo, con quale funzione o responsabile o Partner di riferimento;
  • la specifica funzione o direzione nell’ambito della quale si è verificato il comportamento sospetto.

Ove possibile e non controindicato, il segnalante deve anche fornire il suo nome e le informazioni per eventuali contatti. La procedura di segnalazione non anonima deve essere preferita, in virtù della maggior facilità di accertamento della violazione.

Tuttavia, sono prese in considerazione anche segnalazioni anonime.

CONDIVIDI

Il sistema di protezione delle segnalazioni è considerato strumento fondamentale per l’applicazione efficace del sistema di prevenzione dei rischi di reato.

Pertanto chi segnala una violazione del Decreto o del Modello, anche se non costituente reato, non deve trovarsi in alcun modo in posizione di svantaggio per questa azione, indipendentemente dal fatto che la sua segnalazione sia poi risultata fondata o meno.

Il sistema di segnalazione tramite la procedura predisposta dallo Studio garantisce, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante.

Chi, nella sua qualità di segnalante, ritenga di aver subito atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione effettuata dovrà segnalare l’abuso all’Organismo di Vigilanza.

In ogni caso, chi effettua una segnalazione falsa, calunniosa o diffamatoria non avrà diritto alle tutele offerte dal sistema qui descritto. Verranno avviate procedure disciplinari nei confronti di chiunque sollevi intenzionalmente accuse false, calunniose o aventi contenuto diffamatorio.

CONDIVIDI

Nel caso in cui l’Organismo di Vigilanza riceva una segnalazione nei termini descritti ai paragrafi precedenti:

  • ha l’obbligo di esaminare accuratamente la segnalazione ricevuta, acquisendo la documentazione e le informazioni necessarie all’istruttoria – anche tramite il coinvolgimento di altri Soggetti Apicali o Soggetti Sottoposti;
  • ha l’obbligo di informare eventuali soggetti coinvolti nell’attività di indagine in merito alla riservatezza della segnalazione, ammonendo costoro circa il divieto di divulgare a terzi informazioni circa l’indagine;
  • ha l’obbligo di redigere apposito verbale, sia nel caso in cui la segnalazione risulti infondata, sia nel caso in cui la segnalazione risulti fondata;
  • ha l’obbligo di garantire l’archiviazione del fascicolo, che conterrà i documenti acquisiti ed il verbale redatto;
  • ha il dovere di agire assumendo tutte le cautele necessarie al fine di garantire i segnalanti contro ogni e qualsivoglia forma di ritorsione, discriminazione e/o penalizzazione, diretta o indiretta, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione effettuata;
  • ha l’obbligo di assicurare l’assoluta riservatezza e anonimato – se previsto – dell’identità della persona segnalante;
  • ha l’obbligo di garantire la riservatezza e segretezza delle informazioni e dei documenti acquisiti, fatto salvo, in caso di accertamento della fondatezza della segnalazione, gli obblighi di comunicazione in favore delle funzioni competenti ad avviare eventuali procedure disciplinari;
  • ha l’obbligo di informare le funzioni competenti nel caso in cui riceva una segnalazione falsa, calunniosa o diffamatoria, affinché vengano avviate le relative procedure disciplinari.

CONDIVIDI

Gli organi di controllo eventualmente indicati da altri atti, procedure o, comunque, documenti e competenti ad effettuare indagini e l’OdV si relazioneranno su base continuativa con riferimento alle informazioni, segnalazioni e report che eventualmente dovessero ricevere o che dovessero acquisire.

In particolare, a titolo esemplificativo e non esaustivo, gli organi di controllo indicati nel Codice di Condotta Professionale (Partner di riferimento, Presidente o membri del Comitato Esecutivo) e l’OdV provvederanno a segnalare e/o comunicare tempestivamente l’un l’altro:

  • qualsiasi violazione del Modello o del Codice di Condotta Professionale di cui siano venuti a conoscenza;
  • eventuali carenze organizzative o procedurali idonee a determinare il pericolo di commissione di violazioni del Modello e/o del Codice di Condotta Professionale;
  • ogni altra informazione rilevante al fine del corretto svolgimento delle proprie funzioni.

Gli organi di controllo e l’OdV si consulteranno al fine di verificare, caso per caso, quale dei due organi abbia la competenza ad intervenire nelle singole questioni ad essi segnalate o sulle quali abbiamo acquisito informazioni.

Nel caso in cui la singola problematica rientri nella sfera di competenza di entrambi gli organismi, essi coordineranno le rispettive attività al fine di promuovere un’azione comune, senza che, peraltro, ciò rappresenti un limite o vincolo alla reciproca autonomia ed indipendenza.

CONDIVIDI

Nel caso in cui l’Organismo di Vigilanza, nell’esercizio delle sue funzioni, abbia cognizione di condotte, fatti, atti, eventi od omissioni che, oltre a costituire una violazione del Modello, possano costituire una notizia di reato presupposto rilevante ai sensi del Decreto, è tenuto a:

  • effettuare le indagini interne necessarie ad approfondire la fattispecie concreta, coinvolgendo, qualora ritenuto necessario, anche consulenti esterni;
  • laddove opportuno, informare il Consiglio di Amministrazione, sempreché non ravvisi una situazione di conflitto di interessi, descrivendo dettagliatamente i fatti oggetto di contestazione e le fattispecie criminose potenzialmente rilevanti; in caso di conflitto di interessi, informare gli organi non interessati dal conflitto;
  • nei limiti delle proprie competenze, fornire il supporto richiesto dal Consiglio di Amministrazione e, ove necessario, dagli altri organi competenti ad effettuare indagini, al fine di valutare le condotte, i fatti, gli atti, gli eventi o le omissioni occorse, redigendo apposita verbalizzazione delle attività espletate, sempreché non ravvisi una situazione di conflitto di interessi.

Fermo quanto precede, qualora l’OdV ritenga che le condotte, i fatti, gli atti, gli eventi o le omissioni possano, anche solo in astratto, costituire una notizia di reato presupposto rilevante ai sensi del Decreto, potrà redigere apposita relazione scritta e a trasmetterla al Presidente, al Comitato Esecutivo e/o al Consiglio di Amministrazione.

CONDIVIDI

Ogni informazione o segnalazione previste nel Modello è conservata dall’Organismo di Vigilanza in un apposito archivio cartaceo e/o informatico.

Le attività di verifica dell’OdV sono verbalizzate in apposito Libro.

Fatti salvi gli ordini legittimi delle Autorità, i dati e le informazioni conservate nell’archivio, nonché il Libro sono posti a disposizione di soggetti esterni all’Organismo di Vigilanza solo previa autorizzazione dell’OdV stesso.

CONDIVIDI

Privacy Policy

Abbiamo aggiornato la nostra privacy policy. Clicca qui.

CHIUDI